随着现代科学技术的迅速发展，计算机被广泛地应用到档案管理工作中，一种新型的文件形式也应运而生，即电子文件。计算机档案管理的日益普及，对提高办公效率和质量，提高管理水平，节约资源都有着十分重要的作用和作用，但也给传统的档案管理带来许多新的理由。如何在科技高速发展的今天加强计算机档案管理就成为我们面对的新课题。

　　1 计算机档案管理的重要地位

　　在依法治档的今天，《档案法》是开展档案工作的最高法则。《档案法》第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字，图表、声像等不同形式的历史记录。”从中，我们可归纳出档案的三个特性：直接形式;具有保存价值;历史记录。而其中“不同形式”意味着任何形式，即对档案信息载体不予限定。根据《档案法》，我们对电子文件转化为档案的可能性毋庸置疑。

　　随着计算机应用的发展、办公自动化的普及，有力地提高了各单位的办公效率，再加上信息系统的日臻完善带来了管理模式的转变，使各单位走向了高效、科学的管理轨道单位的决策者，越来越体会到计算机所带来的快捷、高效服务不可或缺作为单位信息系统工程的一部分，在档案管理中，从基础资料的收集，到资料的整理、汇总，以至资料的调用，无不体现出迅速、完整、科学、标准化的优势，使人们已不再适应陈旧的老的管理模式。

　　2 实施计算机档案管理工作中存在的理由

　　2.1 对文件归档的影响

　　有计算机打印各种材料，一般文件材料的原始稿在经打字员上机操作后即不再被重视，单位领导多是在该文件的一稿（即打印稿）上进行修改;而打印者（或是文件的起草者）为图省事也往往是机上直接修改。这样，每次修改之后的存盘必定会将原拟最初文稿覆盖掉，以致在最后成文时只能形成一份最终的打印稿。这样就使其在内容和形式上与文件原始稿有较大出人，影响了文件归档后原始稿与正本间的一致性。更有甚者，由于频繁在机上草拟文件，造成文书档案人员对原始材料疏忽，以致在文件最后形成后却不将原始稿收全。这样根本无法做到将历次的修改稿，规范的签发稿与正本一起归档，既给档案收集工作带来了一定的难度，也直接影响了形成档案的质量。

　　2.2 对存档文件完整性的影响

　　随着办公自动化的实现，利用计算机处理和制作文件越来越显示出其不可替代的优越性，同时，过分依赖计算机致使记录在磁盘上的文件材料归档不及时，不完整，甚至丢失的现象也随之而出现。在实际操作中，由于不重视妥善保管储存于计算机硬盘和U盘上的文件，文件被误删、被病毒侵人而致使文件被毁，在很大程度上影响了文件档案的质量。

　　2.3 对档案管理自身的影响

　　传统的纸质文件管理在长期的实践中不断完善和发展，逐渐形成了行之有效的管理系统，但是沿用纸质文件保管系统来管理存在于计算机里的电子文件不切实际的。众所周知，电子文件较纸质文件的最大的不同，就是保存在机读载体上并要借助于计算机来读取。比较传统的纸质文件，电子文件是有信息与载体易分离，信息可操作等特点，使电子文件存在着易删除、修改、复制或丢失的可能，而且不留下痕迹。另外，在经济实力达不到实施信息系统工程的单位，往往会忽视了档案管理的本质，造成档案管理的脱节。比如，抛开档案管理的分类标准，只按微机的原始程序查找相关资料，时间一长，容易形成档案管理的混乱。

　　3 顺应时 展潮流，加大档案管理力度

　　3.1 提高工作人员对档案管理的思想认识

　　各类工作人员是档案管理工作的操作者和适用者，他们的认识水平和综合素质关系到归档的及时、准确、完整。对于归档文件材料的底稿和修改稿要同步收集，提高撰文者和具体操作者的归档意识，在运用计算机制作和处理文件的过程中就要妥善保管好底稿和一校稿，在文件正式形成运用于工作当中立即协助文书档案人员收集、整理、归档，从而有效地保证归档文件的原始记录性。同时要提高文书档案人员的存档意识，加强岗位培训。提高他们对各种软、硬件操作的熟练掌握程度，尽量消除办公自动化对文件归档带来的负面影响。为防止文件归档时在计算机硬盘上难以迅速找到，最好在利用计算机制作文件时随时准备一个光盘将该文件拷入，并设计详细的盘内目录，以备急用时查找方便。

　　3.2 加大组织管理、协调力度

　　把计算机信息管理变成一个实实在在的决策者依据的信息体系，其工作量和难度是相当大的，不但有认识理由、工作流程的转变，也有局部利益服从档案管理的调整。因此，在提高认识和转变观念的同时，必须做好组织协调工作，必要时进行行政干预。同时，应制定出相应的工作流程和管理规定，调整那些与档案管理不相适应的习惯，并认真执行，严格监督，只有这样才能保证原始材料归档的及时性和准确性。在具体的操作过程中，消除一切对档案管理有负面影响的因素：比如定期为相关人员举办一些档案管理制度知识讲座，使操作人员及行政管理人员都能自觉按档案管理的基本要求安排相关工作;加强计算机操作人员对于计算机维护的相关知识的学

习，使之严格执行微机操作规程，定期存储数据，定期检查、清理病毒。

　　3.3 明确电子文件归档内容、策略和要求

　　就目前而言，子文件归档应符合下列要求：一是从归档时间上看，文书档案一般以一个年度为限，将电子文件的终版本刻录到光盘等存储载体上以利于今后的反复查阅和利用。网络环境下生成的大量的业务子文件，宜采用备份的策略，在上进行，但不宜将备份文件和原子文件存放在同一台服务器上。二是从归档电子文件的数量看，为确保电子文件的真实性，便于保管和利用，一般以保存两套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门异地保管。三是归档电子文件的格式，应为通用标准，如文档文件宜采用TXT格式或DOC格式，数据文件宜采用DBF文件，图像文件宜采用JPG格式等，在对电子文件进行归档的同时，应注意对电子文件的运转环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明，必要时运转电子文件的原程序应一并归档保管。

　　3.4 调整档案管理模式

　　档案是人类社会活动的产物。随着人类文明的进展，档案载体的形式也在发生着转变。人们所称档案是人类历史的真实记录，这既是概括了档案作为原生信息的价值，也包含了档案自身物质形态。在21世纪科学技术日新月异的今天，现有的档案管理模（下转第352页）（上接第204页）式在某些方面已经不能适应当前档案管理的需要，调整档案管理模式，使管理模式以单纯的纸质收集、整理、调用的管理，逐步过渡到包括电子技术、管理和以人为本的管理方式中来，更新观念，提高对档案工作的思想认识，规范操作程序，充分发挥档案在生产、实践领域中的作用。档案管理工作战线的人员要勇于面对这些挑战，积极应对不断出现的新情况、新理由，调整档案管理模式，让计算机这项前沿技术推进档案管理事业的向前发展。