试想在一个没有会议的世界里，你再也不会忍受某部门经理边用手指叩桌子，边为预算问题激昂陈词２０分钟；也不用因为毫无收获的会议没完没了，你不得不熬夜加班干活；更无须为被迫参加与己无关的会议而生闷气。尽管我们如此抱怨会议，我们还是不能马上撇弃会议。毕竟通过会议，我们可以解决问题，酝酿良策，分享信息和做出重大决策。没有会议，我们的工作就会陷入停顿。

    3M Meeting Network（编者译：3M会议网络公司）的调查表明了会议的 3个主要趋势：

    如今会议空前频繁。由于企业的决策权下放更多，人们意识到做好决策需要同事提供信息，而会议则不失为达此目的的上策。

    会议越来越强调协作。“工作”会议注重协作和反馈，而不是单向地传达信息。在所有会议中，这种会议所占比例越来越高。

    会议经常包括远程参与者。１０年前，名副其实的全球企业少而又少，几乎没人听说过远程通讯，更没参加过远程会议。而今形势大变，多数人参加会议时，会发现经常会有人用电话或视频方式参加会议。

选择众多

    上述趋势说明，未来的会议成功与否，一定程度上取决于会议中技术的应用。3M会议网络公司经理Michael Begeman（贝格曼）认为，现在有很多技术可用于开会。

    为了理清各种技术选择，贝格曼设计了一个矩阵，将各种会议室技术与其最适用的会议类型一一匹配起来。贝格曼说，“多数人认为开会就是开会。这个矩阵会给大家一些不同的启发。”

    这种矩阵将信息传达型会议与协作型会议区分开来。前者旨在向人们报告信息，后者则强调脑力激荡，达成共识并做出决策。同时它也将本地会议和远程会议区分开来。

    “人们可以根据矩阵图来分配会议室设备的花费，”贝格曼说，“如果会议内容的８０％是做报告，就应该用几台多媒体投影仪。如果８０％的内容是与不同地点的与会人员进行远程讨论，那就该花钱买数据会议工具。”

    传统的白板和挂图是协作型会议中两种最常用的工具。尽管它们的作用巨大，但传统白板存在一个致命缺陷。你很快就会写满它，想要继续的话，必须要等人们把上面的内容抄下来，否则擦掉后上面讲的信息全部丢失。

    而电子白板可以省却烦琐的抄写任务，让你按着会议的节奏顺利进行下去。而且，电子白板因型号的不同，可以将白板上的笔记当场打印或在旁边的电脑中存档，以便以后打印和分发。在所有的会议室高科技工具中，电子白板应属于最实用、最方便的工具。