知名国际律师事务所Fulbright & Jaworski, L.L.P奥斯汀（德州首府）办事处高级顾问，兼企业文档管理解决方案的创始人之一布朗利（Charlene Brownlee）说：“对多数公司而言，文档管理已经成为首要任务，而不再是一件可做可不做的事情。”

　　尽管文件保管工作已经迫在眉睫，American Document Management公司总裁，文件保管政策、项目及流程专家昂格尔（Karen Unger）说：“许多公司依然缺乏成熟的文件保管制度。”

　　为什么会出现这样的断层？昂格尔说，“问题在于归档。人们通常在争夺和服务客户，以及与同事打交道方面花费大量时间和精力，因此无暇顾及缺乏乐趣的任务。在处理文档问题上，他们通常的做法就是不加选择地保存下所有的文件，直到某一天突然遇到麻烦。”

　　昂格尔对一些企业现行的文件保管制度深为忧虑，她说：“很多时候，他们并没有持续和统一地履行既定的方针和流程。”

　　IT咨询公司Forsythe Technology存储解决方案总监盖斯（Jim Geis）指出：“我发现，有的企业会把所有资料永远保存下去，有的则走向另一个极端，对任何资料的保存都不会超过几个月。”

　　总的来说，多数公司并没有为此费心劳神。这使得文件保管问题就像一只暗中潜伏的巨兽，伺机而发，最后给企业以沉重打击。对此，布朗利提出了两个著名的例子：第一个是纽约证券交易所对瑞士联合银行（UBS AB）处以210万美元的罚款，原因是该银行没有妥善保存电子文档信息以及管理失误。交易所称，这家机构在过去3年里非但没有将纪录保存完好，也没有对员工实施正确的监管，违背了相关的规定。在第二个例子中，德意志银行、高盛集团、摩根斯坦利、所罗门美邦（Salomon Smith Barney）以及合众银行（USBancorp）总共支付了825万美元的罚金，起因也是它们违反了纽约证券交易所和另外两个机构关于妥善保存电子邮件纪录的规定。

　　公司如果缺乏有效的文件保管制度，或者制度本身设计欠佳，其重要数据，包括涉及知识产权的内容和专有信息就有可能丢失，或者遭到意外损坏。此外，缺乏适当的监督与制约将为品行不端的雇员盗取公司重要信息大开方便之门。

　　盖斯指出：“企业必须了解与建立一个牢固的技术基础有关的方针、管理办法、运作流程以及技术细节。”

　　不善管理信息的企业很容易失去消费者、供应商、客户、投资人以及公众的信任。这是任何一家公司都避之不及的梦魇。明尼阿波利斯（明尼苏达州东南部城市）的一家咨询公司的副总裁兼副总法律顾问鲁尔（Paul Luehr）解释说，信息的私密性已经成为公众关注的热点，因此美国联邦贸易委员会（FTC）向外界宣布计划成立新的部门专门负责隐私和数据安全。

　　数字通信公司AlphaGraphics的老板塔达瓦西（Sheila Tadavarthy）也表示，“瞧瞧美国庞大的电子通讯数据，就连纸质文件也多达4万亿份，显然，要解决问题决不轻松。”

　　无论企业大小，这个问题已是刻不容缓，必须立即采取行动。

　　一个专家齐备的团队

　　文件保存及管理制度的开发和实施是一项非常复杂和耗时的工作，需要各部门的专家通力协作才能完成。根据布朗利的建议，这样一个团队至少应包含以下人等：

　　·公司主要业务领域的资深人士，他们很清楚企业接收和建立的文档类型。

　　·有经验的文件保管专家，他们懂流程管理。

　　·IT专家，他们既了解电子文档的类型，也清楚自己企业的技术能力，此外他们还对技术的最新发展了如指掌。

　　·律师及监管方面的专业人士，他们熟悉有关文件保管的法律要求。

　　这个团队的任务是，制定简单明了的政策，规定文档的序列、类型、保存期限，以及制订这些要求背后的原因。

　　布朗利说：“团队应该尽可能纪录和保留这一制度的设计和实施细节，这样企业就可以展示自己为实现这一目标所付出的努力。”